Die eingehenden Notrufe auf der europaweit gültigen Notrufnummer 112 aus den Landkreisen Schweinfurt, Haßberge, Bad Kissingen und Rhön-Grabfeld sowie der Stadt Schweinfurt werden von der Integrierten Leitstelle Schweinfurt, je nach der vom Anrufer geschilderten Lage, in 57 verschiedene Alarmstichwörter eingeteilt. So können die notwendige Anzahl an Helfern und die erforderlichen Kräfte mit Fahrzeugen alarmiert werden.
Beispielhafter Auszug der Einsatzstichwörter aus der Alarmierungsbekanntmachung (ABek):
| Einsatzstichwort | Schlagwort | Mindestanforderung Feuerwehr |
| B 2 | Brand Gartenhütte | 1.000 Liter Löschwasser, 4 Pressluftatmer, 1 Staffel |
| THL 3 | VU 1 oder 2 PKW, Person eingeklemmt | 2 hydraulische Rettungssätze, 500 Liter Löschwasser, 1 Feuerwehr-Einsatzleiter, 2 Staffeln |
| B 5 | Brand Krankenhaus | 5.000 Liter Löschwasser, 16 Pressluftatmer, 1 Wärmebildkamera, 1 Drehleiter, Feuerwehr-Einsatzleiter, 6 Gruppen |
Je nach Einsatzstichwort wird das am schnellsten verfügbare Fahrzeug zum Einsatz alarmiert. Bei jeder Alarmierung wird zusätzlich der zuständige Kreisbrandinspektor und Kreisbrandmeister informiert bzw. alarmiert. Je nach Schadensereignis und Lage der Einsatzstelle können unabhängig des Einsatzstichworts weitere Einheiten nachalarmiert werden. Für die Bundesautobahnen gibt es eine gesonderte Alarmierungsplanung, welche von oben genanntem abweicht.
Sirenen und Funkmeldeempfänger
Die Alarmierung der Einsatzstichwortes THL 1 (Technische Hilfeleistung kleinerem Umfangs, z. B. Ölspuren) sowie die Alarmierung des Gerätewagen Atemschutz/Strahlenschutz erfolgt in Geldersheim in der Regel nur über Funkmeldeempfänger. Bei allen anderen Einsätzen wird zusätzlich zum Alarm über Funkmeldeempfänger die Sirene ausgelöst.
Seit November 2022 erfolgte die sukzessive Umstellung auf die Alarmierung über das TETRA-Digitalfunknetz. Die bis dahin genutzte analoge Alarmierung wurde 2025 deaktiviert.
TETRA-Pager
Handyalarmierung
Zusätzlich zur Alarmierung über Funkmeldeempfänger und Sirenen wird in Geldersheim seit August 2010 die Möglichkeit der Handyalarmierung genutzt. Klarer Vorteil dieser Alarmierungsart ist neben den verhältnismäßig geringen Kosten die bessere Erreichbarkeit. Bei schlechten Windverhältnissen sind in manchen Gemeindeteilen die vorhandenen Sirenen schlecht zu hören. Die Handyalarmierung ersetzt zwar nicht bereits vorhandene Funkmeldeempfänger und Sirenen, bietet aber die Möglichkeit auch Feuerwehrangehörige ohne Funkmeldeempfänger über Einsätze zuverlässig zu benachrichtigen.
Alarmmonitor
Seit dem Jahr 2016 existiert in der Fahrzeughalle ein Monitor zu Visualisierung der Einsatzlage.